Juridiskās personas vai valsts pārvaldes iestādes pārstāvis, noformējot izsaukumu:
- uzrāda personu apliecinošu dokumentu un atbilstoši noformētu pilnvaru;
- iesniedz iesniegumu;
- samaksā valsts nodevu.
Uzaicinot pētnieku, papildus iesniedz līgumu vai līguma projektu, kurā iekļauj šādu informāciju:
- pētniecības darbības nosaukums, mērķis vai pētniecības joma;
- pētniecības iestādes apņemšanās uzņemt ārzemnieku pētniecības darbības pabeigšanai un ārzemnieka apņemšanās pabeigt pētniecības darbību;
- pētniecības darbības sākuma un beigu datums vai paredzētais pētniecības darbības ilgums;
- informācija par dalību mobilitātes pasākumos citās Eiropas Savienības dalībvalstīs, ja tāda ir plānota.
Uzaicinot stažieri, papildus iesniedz stažēšanās līgumu, kurā iekļauta šāda informācija:
- ziņas par stažēšanās programmu, tai skaitā par stažēšanās programmas pedagoģisko mērķi vai mācīšanās komponenti;
- stažēšanās ilgums;
- stažēšanās vieta un uzraudzības nosacījumi;
- stažēšanās darba laiks;
- stažiera un uzaicinātāja juridiskās attiecības;
- dokumentus, kas apliecina, ka stažēšanās norisināsies augstākās izglītības ieguves programmas ietvaros, vai to, ka no dienas, kad ārzemnieks ieguvis stažēšanās jomai atbilstošu augstāko izglītību, līdz izsaukuma pieprasījuma iesniegšanas dienai pagājuši ne vairāk kā divi gadi.
Uzaicinot studentu, sniedz šādu informāciju:
- paredzamo studiju beigu datums;
- studenta dalība Eiropas Savienības, daudzpusējā vai divpusējā programmā, kurā paredzēti mobilitātes pasākumi, ja šāda informācija ir uzaicinātāja rīcībā, iesniedzot izsaukuma pieprasījumu;
Ja uzaicinājums ārzemniekam uzturēties Latvijas Republikā saistīts ar studentu vai audzēkņu apmaiņu, iesniegumā papildus norāda ziņas par fizisko personu, kas uzņemas atbildību par nepilngadīgu audzēkni viņa uzturēšanās laikā Latvijas Republikā.
Papildus citiem dokumentiem uzaicinātājs iesniedz:
- dokumentu, kas apliecina uzaicinātāja tiesības organizēt apmaiņas programmu;
- Latvijas Republikā akreditētas izglītības iestādes apliecinājumu, ka audzēknis mācīsies šajā izglītības iestādē saskaņā ar konkrēto apmaiņas programmu
vai - Latvijas Republikā akreditētas augstākās izglītības institūcijas izsniegtu apliecinājumu, ka ārzemnieks piedalās apmaiņas programmā starptautiska augstākās izglītības institūciju sadarbības tīkla, starptautiska (starpaugstskolu) apmaiņas līguma vai starpresoru līguma ietvaros.